¿Qué es un Formulario I-9?

El Formulario I-9 es un formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). Los empleadores utilizan el formulario para verificar que todos los empleados nuevos estén legalmente autorizados para trabajar en los Estados Unidos. El empleador debe completar el formulario para cada nuevo empleado en el momento de la contratación.

¿Quién es elegible para el Formulario I-9?

El Formulario I-9 es un formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo utilizado por los empleadores para verificar que sus empleados tienen el derecho legal de trabajar en los Estados Unidos. Todos los empleados que son contratados en los Estados Unidos deben completar un Formulario I-9, independientemente de su ciudadanía, nacionalidad o estado migratorio. Esto incluye tanto a ciudadanos como a no ciudadanos, así como a trabajadores temporales y permanentes.

¿Cuál es la última edición del Formulario I-9?

La última edición del Formulario I-9 es la versión con fecha del 14/11/2016. Fue revisado por última vez el 17 de julio de 2017.

¿Cuáles son los documentos requeridos para el formulario I-9?

Se requieren los siguientes documentos para el Formulario I-9:

1. Evidencia de identidad y autorización de empleo: Esto incluye un documento de la Lista A o un documento de la Lista B y un documento de la Lista C.

Lista A:
* Pasaporte de EE. UU. o tarjeta de pasaporte de EE. UU.;
* Tarjeta de Residente Permanente o Tarjeta de Recibo de Registro de Extranjero (Formulario I-551);
* Pasaporte extranjero con un sello temporal I-551 o una anotación impresa temporal I-551 en una visa de inmigrante legible por máquina;
* Documento de Autorización de Empleo que contenga una fotografía (Formulario I-766).

Lista B:
* Licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por el estado;
* Tarjeta de identificación emitida por agencias gubernamentales federales, estatales o locales;
* Credencial escolar con fotografía;
* Credencial de elector;
* Tarjeta militar de EE. UU. o registro de reclutamiento;
* Tarjeta de identificación de dependiente militar;
* Tarjeta de marino mercante de la Guardia Costera de EE. UU.;
* Documento tribal nativo americano.

Lista C:
* Tarjeta de seguro Social;
* Partida de nacimiento original o certificada;
* Certificado de Nacimiento en el Extranjero emitido por el Departamento de Estado (Formulario FS-545 o Formulario DS-1350);
* Certificación de Informe de Nacimiento emitido por el Departamento de Estado (Formulario FS-240);
* Tarjeta de identificación de ciudadano estadounidense (Formulario I-197);
* Documento tribal nativo americano;
* Acta de nacimiento canadiense;
* Tarjeta de identificación consular mexicana (Matrícula Consular);
* Documento de llegada/salida de niño extranjero no acompañado (Formulario I-94);
* Expediente escolar o boleta de calificaciones;
* Expediente de clínica, médico u hospital;
* Registro de guardería o escuela infantil.

¿Cómo enviar el formulario I-9?

1. Reúna los documentos necesarios: todos los empleadores deben asegurarse de que sus nuevos empleados proporcionen documentos de identidad y autorización de trabajo válidos. Los documentos aceptables se enumeran en el Formulario I-9.

2. Proporcionar al empleado el Formulario I-9 e instrucciones: El empleador debe proporcionar al empleado instrucciones sobre cómo completar la Sección 1 del Formulario I-9 y proporcionarles una copia del formulario.

3. Haga que el empleado complete la Sección 1: El empleado debe completar la Sección 1 del Formulario I-9, que requiere que ingrese su información personal, como nombre, fecha de nacimiento, número de Seguro Social y dirección.

4. Revisar los documentos del trabajador: El empleador debe revisar los documentos que el trabajador entrega para verificar su identidad y estado de autorización de trabajo.

5. Complete la Sección 2 del Formulario I-9: El empleador debe completar la sección 2 del Formulario I-9 ingresando la información de los documentos que revisó.

6. Conservar una copia del Formulario I-9: tanto el empleador como el empleado deben conservar una copia del Formulario I-9 durante al menos tres años o hasta un año después de la fecha de contratación, lo que sea más largo.

¿Cuáles son los consejos de presentación para el Formulario I-9?

1. Complete el Formulario I-9 de manera precisa y completa: asegúrese de completar toda la información requerida en el formulario, use tinta negra y firme y feche el formulario.

2. Conserve una copia del Formulario I-9: los empleadores deben conservar el Formulario I-9 para cada empleado durante al menos tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de finalización del empleo (lo que ocurra más tarde). El formulario debe almacenarse de forma segura en un lugar de fácil acceso en caso de que USCIS necesite auditarlo.

3. Asegúrese de que se cumplan los requisitos de documentación: los empleadores deben revisar los documentos apropiados que establecen la identidad y la autorización para trabajar en los EE. UU. como se indica en la página 2 del Formulario I-9. Dichos documentos pueden incluir un pasaporte, licencia de conducir, certificado de nacimiento o tarjeta de seguro social.

4. Use E-Verify: E-Verify es un sistema basado en Internet que permite a los empleadores verificar electrónicamente la elegibilidad de empleo de sus empleados. Es importante que los empleadores usen este sistema para asegurarse de que sus empleados estén legalmente autorizados para trabajar en los EE. UU.

5. Evite sanciones: los empleadores que no completen y conserven correctamente el Formulario I-9 pueden estar sujetos a sanciones civiles o penales de USCIS. Además, se insta a los empleadores a no discriminar a ningún empleado o solicitante de empleo en función de su origen nacional, estado de ciudadanía o religión.

¿Existen instrucciones especiales para el formulario I-9?

Sí, hay instrucciones especiales para el Formulario I-9. Los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS) brindan instrucciones detalladas que deben seguirse al completar el Formulario I-9. Algunas de las instrucciones principales incluyen:

1. Debe completar el Formulario I-9 dentro de los 3 días posteriores a la fecha de inicio de un empleado.
2. Debe asegurarse de que la información proporcionada en el formulario sea precisa y completa.
3. Debe verificar la identidad y autorización de empleo de cada empleado que contrate examinando los documentos originales.
4. Debe conservar una copia del Formulario I-9 completo de cada empleado durante un período de tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha de terminación del empleo del empleado, lo que ocurra primero.
5. Debe asegurarse de que todos los documentos presentados por el empleado se almacenen en un lugar seguro y que personas no autorizadas no accedan a ellos.
6. Debe asegurarse de no discriminar a ningún empleado debido a su origen nacional o estado de ciudadanía.

¿Cuál es la tarifa del Formulario I-9?

No hay tarifa asociada con el Formulario I-9. El formulario es gratuito para que los empleadores lo descarguen, lo completen y lo envíen al Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS). Los empleadores también deben proporcionar una copia del Formulario I-9 del empleado al empleado y conservar una copia para sus registros.

¿Puedo solicitar la exención o reducción de tarifas del Formulario I-9?

Sí, puede solicitar una exención o reducción de tarifas del Formulario I-9. Para solicitar una exención o reducción de tarifas, debe completar y enviar el Formulario I-912, Solicitud de exención de tarifas, al Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS) junto con la documentación de respaldo requerida. El formulario está disponible en el sitio web de USCIS. La exención de tarifas se aplica solo a la tarifa del Formulario I-9, no a ninguna otra tarifa asociada con el proceso de solicitud. Si se aprueba su solicitud, USCIS no cobrará la tarifa por presentar el Formulario I-9.

¿Cuál es el tiempo de procesamiento del Formulario I-9?

El tiempo de procesamiento del Formulario I-9 depende de una variedad de factores, incluida la cantidad de tiempo necesario para revisar la información provista y completar el proceso de verificación. Los tiempos de procesamiento pueden variar de un día a varias semanas, según las circunstancias específicas.

Formulario I-9 Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué es el Formulario I-9?
El Formulario I-9 es un formulario de Verificación de Elegibilidad de Empleo. Se utiliza para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos.

2. ¿Quién debe completar el Formulario I-9?
Todos los empleadores en los Estados Unidos deben completar el Formulario I-9 para cada persona que contraten para trabajar en los Estados Unidos, independientemente de su ciudadanía u origen nacional.

3. ¿Qué documentos son aceptables para completar el Formulario I-9?
Los documentos aceptables para completar el formulario incluyen un pasaporte estadounidense, tarjeta de residente permanente, documento de autorización de empleo o tarjeta de seguro social, entre otros documentos. Puede encontrar una lista completa de los documentos aceptables en el sitio web de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU.

4. ¿Cuánto tiempo tengo que conservar el Formulario I-9 en el archivo?
Los empleadores deben mantener el Formulario I-9 archivado durante al menos tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.

5. ¿Cuáles son las sanciones por no completar correctamente el Formulario I-9?
Si un empleador no cumple con los requisitos del Formulario I-9, puede estar sujeto a sanciones civiles y penales que van desde multas hasta prisión.